¿Cómo mejorar la atención al cliente? 12 tips para que nunca te olviden

Si quieres aprender a cómo mejorar la atención al cliente, entonces llegaste al lugar indicado. Ya que, darle el mejor servicio al cliente, ya sea antes, durante o después de una compra, puede mejorar el impacto de tu negocio frente a los competidores. Lo que ayuda a fidelizar más clientes.

Recuerda que, en un mundo de empresas digitalizadas, un factor diferencial puede ser mejorar la atención al cliente. Es por ellos que siempre debes analizar nuevas estrategias para mejorar esta parte de tu negocio. Así, incrementas la lealtad hacia tu negocio y el alcance orgánico.

Por eso, se hizo un listado extenso de diversas formas de cómo mejorar la atención al cliente. De esta forma, conocerás todas las acciones que tu negocio necesita para seguir creciendo y tener contentos a los clientes.

1. Comunícate claramente con los clientes

El primer paso para saber cómo mejorar la atención al cliente es tener una clara atención en cualquier consulta que hagan los usuarios. La claridad en la comunicación es primordial porque afecta todo lo que haces.

El estilo afecta a la comunicación. El tono afecta la comunicación. Los errores comunes incluyen el uso de lenguaje pasivo-agresivo o confundir a los clientes con el uso de jergas o coloquialismos. Si bien se busca tener un leguaje cercano, no se debe llegar a extremos.

Por ejemplo, durante una llamada de atención al cliente, ¿cuál de las siguientes afirmaciones crees que es más apropiada?

Opción 1: «Estás siendo transferido. Su llamada es muy importante para nosotros.»

Opción 2: ¡Hola Miguel, voy a presentarte a nuestro especialista en atención al cliente que podrá responder mejor a tu pregunta!

Si bien ambos son correctos, el primero trillado que la gente está cansada de oír. El segundo explica a los clientes por qué la transferencia es en su beneficio. La redacción en un speech de atención marca la diferencia.

2. Usa siempre un lenguaje positivo

Para saber cómo mejorar la atención al cliente, el lenguaje positivo es una excelente manera de lograrlo. Ya que ayuda a evitar conflictos accidentales surgidos de la falta de comunicación. Si bien el cambio es sutil, los efectos son drásticos.

Digamos que uno de sus productos está pendiente durante un mes y necesita transmitir esta información a un cliente de inmediato. Considere las siguientes respuestas:

• Lenguaje negativo: «No puedo conseguirte ese producto hasta el próximo mes. Está pendiente de pedido y no está disponible en este momento«.
• Lenguaje positivo: «Ese producto estará disponible el próximo mes. ¡Puedo hacer el pedido por usted ahora mismo y asegurarme de que se le envíe tan pronto como llegue a nuestro almacén!«

Es importante redirigir la conversación de lugares negativos a positivos que se centre en la solución propuesta. Cuando el resultado toma el centro del escenario, reduce las probabilidades de que los clientes se molesten.

3. Dar crédito a las quejas de los clientes

Las palabras duras no siempre son indicativas de perspicacia, y los clientes que se quejan no siempre son una señal de que algo anda mal. Sea como fuere, aceptar la retroalimentación es un gran paso para saber cómo mejorar la atención al cliente ya que permite dar crédito a cada mensaje que envía el cliente.

Para mantenerse consistente en el tono y el proceso, usa el método CARR:

• Controlar la situación.
• Reconocer el dilema.
• Reenfoca la conversación.
• Resolver problemas para que el cliente se vaya contento.

Recibir la misma queja repetidamente es el comienzo de un problema en común. Por eso, es importante que analices cada mensaje que tienen tus clientes mediante una plataforma de atención al cliente.

4. Evite ayudar a los clientes a velocidades vertiginosas

Aprender a cómo mejorar la atención al cliente no significa que las respuestas sean rápidas y se envíen por enviar. Por eso, tómate el tiempo para garantizar que la resolución del primer contacto se convierta en una prioridad, y, sobre todo, de alta calidad.

No hay nada que los clientes aprecien más que recibir consejos útiles la primera vez y que se sientan satisfechos con las respuestas brindadas por tu equipo de atención al cliente.

5. Saber cerrar una conversación

Conocer cómo mejorar la atención al cliente recae en la capacidad de cerrar cada interacción. Esto no es cerrar una venta, es cerrar la conversación con un cliente.

Dejar una queja sin resolver crea problemas innecesarios. Los datos sugieren que tan solo el 4% de los clientes insatisfechos hablarán alguna vez. No todos comunicarán lo que les molesta, a menudo porque no has comunicado que te importa.

Su disposición a cerrar correctamente una conversación muestra al cliente tres cosas importantes:

• Te preocupas por hacerlo bien.
• Estás dispuesto a seguir adelante hasta que lo hagas bien.
• El cliente es quien determina qué es el derecho.

«¿Hay algo más que pueda hacer por ti hoy?» «¡Estoy feliz de ayudar!» Siempre busca pequeñas oportunidades como esta, dentro del speech de atención al cliente de tu negocio.

Asegúrese de que usted y su equipo siempre lleguen a un lugar donde el cliente diga, «¡Sí, estoy conforme!».

6. Mantenga los tiempos de respuesta bajos

Atender mejor a los usuarios es imposible cuando el ánimo del equipo está siendo aplastado bajo el peso de una bandeja de entrada desordenada o de tareas repetitivas. Por eso, para saber cómo mejorar la atención al cliente es importante reducir la carga de los agentes.

Dado que las preguntas básicas y comunes son dónde se desperdician el tiempo de atención, es recomendable utilizar chatbots online con mensajes preconfigurados con plantillas escalables.

Para lograrlo, establece pautas para identificar preguntas comunes y cuándo se puede y debe crear una respuesta guardada. De este modo, los clientes tendrán una respuesta mucho más rápida.

7. Ayuda a los clientes a ayudarse a sí mismos

Si realmente quieres saber cómo mejorar la atención al cliente, entonces debes saber que un excelente servicio al cliente siempre debe estar disponible, incluso cuando no lo estés. Es decir, una atención 24/7.

Para eso, implementa una plataforma omnicanal donde puedas crear chatbots en todos tus canales de atención digital. De este modo tus clientes tendrán un servicio automatizado, de autoservicio y disponible todo el día, todos los días.

8. Hacer uso de la automatización estratégica

El «filtrado» puede sonar preocupante en el ámbito del servicio al cliente, pero sirve con mayor precisión como dirección. Los clientes reciben el mejor soporte posible cuando se les envía al lugar correcto la primera vez.

Por eso, parte de tus estrategias de cómo mejorar la atención al cliente está en crear flujos de trabajo, puede activar el filtrado automático a través de palabras clave de línea de asunto. Esto ofrece una serie de ventajas:

• Realiza mejoras iterativas. ¿Quieres mantener los tiempos de respuesta reducidos a 6 horas? Configure un flujo de trabajo para recordar a los usuarios apropiados para que los mensajes no se queden.
  
• Destacar las oportunidades para configurar una carpeta y un flujo de trabajo para una palabra clave como «Reembolso» en la línea de asunto, agregará una forma simplificada de salvar a los clientes potencialmente perdidos.
  
• Gestiona mejor a los clientes VIP. Es útil filtrar a los clientes empresariales o a largo plazo a sus propias carpetas para garantizar respuestas oportunas. Pueden tener diferentes necesidades; configúrelos para el éxito sacándolos de la bandeja de entrada principal.

La automatización de la atención a la cliente significativa ayuda a crear conversaciones más precisas y personalizadas.

9. Estar informado con los datos

Muchas veces al pensar en cómo mejorar la atención al cliente nos damos cuenta que se pasa mucho tiempo saber cómo resolver un tema, cuando en realidad es importante reconocer qué se está haciendo para eliminar fácilmente las conjeturas.

Este es en realidad un tema importante, a menudo se pasa por alto por el equipo de atención. Se presta demasiada atención a la frecuencia de los problemas durante el tiempo promedio de manejo de cada uno, pero no a los datos que se da en cada atención al cliente.

Aunque los grandes datos no pueden garantizar una buena toma de decisiones, es mejor poder analizarlos. Los datos correctos lo ayudarán a mantener a su equipo informado. Con esto, un agente puede decir: «Así es como lo hicimos esta semana» lo que vuelve fácil y valiosa la conversación.

Las calificaciones de satisfacción lo completan al permitirle ver dónde las interacciones de soporte fueron realmente bien (o muy mal). Ambas son oportunidades de aprendizaje.

Un mejor aprendizaje resulta en mejoras significativas. Ser capaz de ver a través de la neblina de mil correos electrónicos es esclarecedor, y un paso importante para llegar allí es no depender únicamente de su instinto.

10. Da gracias en el mundo real

Hemos entrado en un mundo donde la fidelización de los clientes es más importante que nunca en los negocios, pero las empresas parecen felices de evitar interactuar con los clientes.

No son páginas vistas, son personas. ¿Cómo te sentirías si el dueño de una tienda de reportería pidiera que te unieras a su tabla de mensajes solo para hablar sobre cómo sabían los postres?

¿Qué otra tarea de crea tanto ROI como eso? No tendrá tiempo para escribir a mano a cada cliente, pero si hay una actividad que nunca debe perderse en el barajado de la construcción de un negocio, es agradecer a sus clientes con plantillas de WhatsApp API.

11. Detecta y entrega sorpresas sencillas

Saber cómo mejorar la atención al cliente es entregar experiencias memorables que surgen de lo inesperado. Por eso, con todos tus agentes de atención creen pequeñas campañas de cómo darles recompensas o premios a los clientes.

No lo veas como una pérdida sino como una inversión de conseguir más clientes que te quieran volver a comprar. Esa sensación nadie ni nada va a valer más. Puesto que fidelizar al cliente es el mejor resultado de una estrategia de atención al cliente.

12. Cree flujos de trabajo para reducir la atención al cliente

Considere el tiempo perdido respondiendo manualmente a las preguntas más frecuentes. El mismo principio se aplica a las explicaciones a su personal. Fomentar la autonomía y eliminar la confusión mediante la creación de unidad a través de la claridad es una forma de cómo mejorar la atención al cliente.

El soporte siempre debe sentirse bienvenido a preguntar, pero puede eliminar el cuestionamiento excesivo a través de un léxico de soporte, un manual sobre cómo hablar con los clientes. Concéntrese en lo que se debe y no se debe hacer en el tono y el lenguaje, y describa el estilo de servicio al cliente que admira.

Describa sus procesos. ¿Cuándo es apropiado escribir un contenido de ayuda? ¿Está bien configurar un nuevo flujo de trabajo sin preguntar a la administración? ¿Cómo debemos documentar los errores y los errores?

Cada departamento de soporte tendrá estas preguntas y, para abordarlas mejor, dará pautas que permitan la autonomía pero que no dejen a las personas perdidas sin un mapa.

Ahora ya sabes cómo mejorar la atención al cliente. Es importante que empieces a aplicarlo para que así tus clientes queden satisfechos luego de una atención. Recuerda que ofrecer un buen servicio al cliente garantiza que tus estrategias de fidelización funcionen. Lo que permite un aumento de tus ventas.