Seguimiento de leads: 7 pasos simples para aumentar tus ventas

Puedes tener muchos leads, pero ¿acaso es garantía de que todos se convertirán en clientes potenciales? Ojalá fuera así, pero no necesariamente. Es simple, hay personas que no califican como clientes potenciales y tienes que saberlo de una vez, de ahí la importancia del seguimiento de leads, tu filtro para asegurarte de concentrar mejor tus esfuerzos.

Pero esta es solo la base de una estrategia sólida que te permitirá acercarte a tus propósitos. Hace falta mucho más, desde el esfuerzo conjunto del área de ventas y marketing en el alcance de los mismos objetivos, el manejo de métricas para monitorear el rendimiento de tus campañas hasta la elaboración de contenidos personalizados.

En fin, son muchas cosas que debes tomar en cuenta, pero tranquilo. En este artículo, te explicaremos cómo hacer un seguimiento de leads de manera efectiva para maximizar tus conversiones. Si estás listo, ponte cómodo y ¡acompáñanos!

¿Qué es el seguimiento de leads?

El seguimiento de leads es el recorrido que siguen tus leads en el funnel de ventas, a través del cual podrás calificarlos y clasificarlos según sus intereses y necesidades para luego cultivar relaciones que obtengan como resultado oportunidades de ventas y fidelización.

También se le conoce como gestión de clientes potenciales y antes de ir a fondo con los pasos, es importante que sepas qué tipos de leads existen,  cómo puedes clasificarlos y en qué aspectos puntuales de tus servicios y productos se fijan en primera instancia.

De manera genérica vas a encontrar a leads que están interesados en tus contenidos, pero que no planean comprar tus productos o servicios y estos pueden ser desde estudiantes universitarios hasta creadores de contenidos digitales.

Por otro lado, en el manejo de leads, también encontrarás a aquellos que además de mostrar interés en tus contenidos, están pensando en comprar tus productos y servicios. Es probable que por ahora no, pero te tienen como una posibilidad y debes sacar partido de ello.

Estos son los 4 tipos de leads que existen:

• Leads calificados para marketing: también se les conoce como marketing qualified lead (MQL). Se trata de aquellos que descargaron algún recurso de tu sitio web, se han suscrito a tu newsletter o han interactuado en tus redes sociales. Aquí es donde el equipo de marketing debe encargarse de seguir sus movimientos y enviarles contenidos que se adapten a sus intereses.
  
• Leads calificados para ventas:  aquí se encuentran aquellos que han expresado de manera abierta su intención de comprar; por lo tanto, ya pasan a manos del equipo de venta, el que deberá encargarse de destacar los beneficios del producto en sus canales favoritos; incluso pueden enviar propuestas.
  
• Cliente potencial calificado: también es conocido como product qualified lead (PQL). En esta fase del viaje el lead ya ha probado la versión gratuita de tu producto y son altas las posibilidades de que te compre. Para estimularlo a la compra puedes usar varias técnicas, como descuentos, ofertas especiales o regalos.
  
• Cliente potencial calificado en servicio: en este grupo están los clientes que ya probaron tu servicio y que vuelven a ti por actualizaciones, por la renovación del servicio o quizá están interesados en otros de tus productos.

En los siguientes párrafos conocerás cómo optimizar el flujo de leads.

¿Cómo hacer el seguimiento de leads?

Para hacer un seguimiento de leads, primero recopila información para armar tu base de datos, después califícalos, distribúyelos en tu funnel ventas, personaliza tus mensajes, establece un plan de seguimiento, proporciona valor en cada interacción y, por último, mide los resultados y da feedback a tus equipos.

Sigue estos pasos para hacer el seguimiento de leads:

A continuación, el desarrollo de cada punto.

Recopila información

El primer paso consiste en crear tu base de datos. Aquí almacenarás información valiosa de tus leads y, en función a ella, podrás segmentar y personalizar tus mensajes, pero ¿qué datos son relevantes y cómo puedes obtenerlos? Empecemos por los datos.

Necesitas nombres completos, correos electrónicos, cargos en sus empresas, capacidad de decisión e influencia, grado de estudios, nivel socioeconómico, lugar de residencia, edad, sexo, nacionalidad, canales de comunicación que más utilizan y estado civil.

Una vez definido los datos —ya sean cuantitativos o cualitativos y que dependerán en gran medida de tu buyer persona—, vienen los métodos de recolección de datos que pueden ser desde formularios de registro como requisito para descargar tu contenido, solicitudes de correo electrónico después de la compra hasta mensajes por LinkedIn.

Califica tus leads

Luego de reunir toda la información posible de tus leads viene la calificación o lead scoring. ¿Recuerdas que párrafos arriba hacíamos hincapié en la importancia de conocer los tipos de leads? Pues es momento de calificarlos, pero ¿cómo calificar a los leads?

Primero clasifica a los leads en los grupos establecidos: leads calificados para marketing, leads calificados para ventas, cliente potencial calificado y cliente potencial calificado en servicio. Después dirige tus esfuerzos (tiempo, dinero y contenidos) con especial énfasis en los dos últimos grupos con los que tienes más posibilidades de cerrar ventas.

A propósito de este tema, un estudio de Harvard Business Review arrojó que muchas empresas en el mundo pierden clientes potenciales por centrarse en generar nuevos leads que en responder rápido a las señales de interés de muchas personas, lo que significa que el seguimiento funciona y no hay que vacilar en retomar la conexión.

Distribuye tus leads en el funnel de ventas

Lleva a tus prospectos a través de diferentes etapas del funnel de ventas, desde el interés inicial hasta la retención. Al tenerlos mapeados en una estructura será más fácil monitorear su recorrido. Ten en cuenta que durante este proceso habrán leads que no van calificar como clientes potenciales y cuánto más rápidos los identifiques será mejor.

Ahora bien, esto no quiere decir que debas descartarlos totalmente. El equipo de marketing puede seguir manteniendo la interacción con el envío de información de su interés y quizá lograr el engagement. Lo importante es que el equipo de ventas despliegue sus esfuerzos en aquellos leads que han evolucionado a prospectos de alta calidad.

En otras palabras, al asignar leads a los vendedores, que tienen las habilidades y los conocimientos adecuados para abordar las necesidades específicas de un prospecto, se aumentan las posibilidades de cerrar una venta.

Personaliza tus mensajes

Personalizar mensajes significa crear contenido de su interés y que esté orientado a dar solución a sus puntos de dolor. También implica difundir estos contenidos en sus canales digitales favoritos. Hay leads que no les gusta ser contactados por Whastapp, ya que lo consideran invasivo. En ese caso, quizá el correo electrónico sea la vía ideal.

Pero, ¿cómo saberlo? Debes preguntárselo tanto en el acto de la compra, como por llamada telefónica o mensaje de texto. El objetivo es que tu empresa esté en los canales donde ellos se sientan cómodos y que, incluso elijan la frecuencia de los contenidos. Quizá les gustaría recibir contenidos tres veces a la semana o quizá solo una vez.

Con los datos recopilados en el primer paso podrás conocerlos de manera más profunda, segmentarlos según las categorías de tus productos y distribuir tus contenidos de acuerdo a sus términos y condiciones para brindarles la mejor experiencia posible.

Como bien apunta este artículo de Forbes, es posible brindar un servicio único sin llegar a agobiar a los clientes y para ello es importante ponerse en su lugar.

Establece un plan de seguimiento

El seguimiento de leads no se trata solo de la primera interacción. Es importante mantener una comunicación contínua a lo largo del tiempo. Por eso, envía actualizaciones, ofertas especiales y contenido de calidad de forma regular para mantener el interés de los leads, remitirlos a tu sitio web y guiarlos hacia la conversión.

Aquí también si detectas que algún lead se estancó en la etapa de decisión de tu funnel de ventas será la ocasión perfecta para ejercer cierta presión, tratar de llevarlo a dar el siguiente paso mediante propuestas donde destaques los beneficios de tus productos y el valor agregado que ofrece a diferencia de la competencia.

Eso sí, no seas invasivo. Si necesita más tiempo para pensarlo, dáselo, ya que no eres el único, hay otras opciones que también está evaluando. La perseverancia, motivación, comprensión, creatividad y capacidad de negociación son claves en esta etapa.

Proporciona valor en cada interacción

Desde el momento en que lead entra por la puerta de tu negocio debes proporcionar valor. Hazlo con un saludo amistoso y que este contacto cálido se sienta en otros canales de digitales, como el chatbot, el correo electrónico o el WhatsApp (en caso sea de su preferencia ser contactado por ese medio).

¿De qué otras formas se puede proporcionar valor? También puedes dar consejos sobre su temática favorita, invitaciones gratuitas a webinars, la versión gratuita de tu servicio, sorteos o descuentos especiales por fechas como el Cyber Day y Cyber Wow. 

Recuerda que el objetivo es construir relaciones sólidas y duraderas, por lo que en todo momento debes mostrar tu compromiso con la satisfacción del cliente y, para ello, tus equipos deben estar bien entrenados y en sintonía con esta filosofía. 

Mide y da feedback a tu equipo

Por último, reúne a tus equipos de ventas y de marketing para hacer un balance de lo que se hizo bien y lo que se debe mejorar. En el camino seguramente ocurrirán imprevistos, malos entendidos o el desinterés repentino de un lead que estuvo a un tris de convertirse en cliente potencial. ¿Qué pudo fallar ahí? Es importante analizar las posibles causas.

Con el feedback lograrás identificarlas y no olvides realizarla de manera individual y grupal. Cuando los vendedores se reúnen con el jefe o el coaching de ventas pueden compartir sus experiencias, hacer comentarios constructivos y así aprender unos de otros.

Asimismo, otra manera de enriquecer el feedback es cuando reconoces y valoras el trabajo bien hecho de los vendedores. Esto puede aumentar la motivación y el compromiso, lo que a su vez influye en la mejora de la productividad y la retención de talento.

Hasta aquí, ¿qué te han parecido estos consejos para hacer un seguimiento de leads? Incorpóralos a tus estrategias de ventas y verás excelentes resultados. Pero no te vayas todavía, a continuación, responderemos algunas preguntas frecuentes.

¿Qué herramientas puedo usar para hacer el seguimiento de leads?

Hay numerosas herramientas para hacer el seguimiento de leads, como el CRM (Customer Relationship Management), plataformas como Mailchimp y Marketo para automatizar y enviar correos electrónicos segmentados y Google Analytics para evaluar el rendimiento de tus estrategias y hacer un seguimiento a tus conversiones.

¿Cómo puedo segmentar a mis leads para hacer un buen seguimiento?

Puedes segmentar a tus leads según datos demográficos (edad, género y ubicación geográfica), intereses y preferencias, comportamientos de pago, hábitos de compra, incluso por fuente de registro (es decir, cómo empezó su interacción, quizá con la descarga de algún e -book). Todo dependerá también de los productos que ofrezcas y su cercanía a ellos.

Conclusiones

Como has visto, hay muchas oportunidades de venta en el seguimiento de leads. La cuestión es movilizar todos tus recursos a los indicados y aplicar estrategias precisas y persuasivas sin llegar a estresarlos. Para esto se requiere tacto, empatía y comprender también el grado de complejidad que entraña la venta de ciertos productos.

Por ejemplo, no es lo mismo vender autos que artículos de limpieza. En el primer caso, hay una demora razonable, debido a que la inversión es alta por lo que el lead se tomará su tiempo para ver varias opciones por internet, comparar precios y visitar distintas tiendas de concesionarios.

En el segundo caso, la adquisición es inmediata por lo indispensable que son para la limpieza diaria. Espero que estos consejos, pasos y tácticas te iluminen en el camino hacia el cierre de ventas. No olvides dotar a tus equipos de las herramientas y conocimientos técnicos adecuados para robustecer tus estrategias de marketing.