8 procesos que se pueden automatizar en una empresa

La automatización es un concepto que despierta gran entusiasmo por el ahorro significativo de costes, mayor productividad y el plus infaltable de innovación que te inyecta competitividad. Pero, hay procesos que se pueden automatizar y otros no y hay cambios notables en las reglas del juego del mercado a partir de su crecimiento que debes conocer.

En esta ocasión, conocerás diversas herramientas digitales a las que puedes sacar provecho para automatizar procesos en áreas claves como marketing, ventas, cobranzas y soporte técnico. También te daré a conocer los pasos para implementar la automatización.

Sin más preámbulos, exploremos qué tipo de procesos se pueden automatizar y más.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos es la aplicación de tecnología en las tareas repetitivas de una empresa. Con esto se consigue simplificar largos procesos y hacer que los trabajadores se aboquen a actividades más complicadas como la creatividad, el pensamiento crítico y la toma de decisiones.

Transitar por este camino es inteligente y a la vez desafiante. Por un lado, inteligente, porque sale a cuenta, pero, por otro lado, desafiante, porque acarrea una inacabable formación en conocimientos técnicos que debe dominar la fuerza laboral para estar a la altura de las exigencias que demanda el mercado laboral en esta era tecnológica.

¿Cómo automatizar procesos en una empresa?

Para automatizar procesos en una empresa, primero identifica los procesos que requieren de automatización, elige las herramientas (software, chabots, extensiones y programas), diseña el flujo de trabajo, haz las pruebas para ver si encaja con el estilo de la empresa, y, por último, ponla en marcha el tiempo que deseas.

Sigue estos pasos para la automatización de procesos:

A continuación, una explicación detallada de cada punto.

1.   Identifica los procesos que requieren automatización

De entrada, la recopilación y el procesamiento de datos, la programación de contenidos, la incorporación de nuevos empleados, el monitoreo de leads, la evaluación del rendimiento del personal y la elaboración de contenidos con la incursión del Chat GPT, por mencionar las actividades que se pueden automatizar más destacadas.

Ahora bien, hay dos cosas innegables en estos procesos: todos son dependientes de las personas y son tecnologías imperfectas. Esto significa que para que funcionen necesitan del filtro humano y cómo son concebidas para hacer la vida más simple, es comprensible que lleguen a infundir mucho temor en la fuerza laboral.

Lo cierto, es que como bien apunta este estudio del Banco Mundial, «la tecnología puede hacer que los trabajadores sean más productivos, pero no cuando estos carecen de los conocimientos». O sea que de nada sirve tener el software más caro del mercado si no tienes profesionales cualificados que sepan usarlo y que te lleven al éxito.

2.   Elige las herramientas tecnológicas

En esta fase, después de identificar los procesos de automatización, debes investigar qué herramientas en el mercado resuelven esos cuellos de botella. Los chatbots, los sistemas de gestión de aprendizaje o LMS, los software de soporte técnico remoto y las plataformas omnicanales están en tendencia y, aunque requieren de cierta inversión, valen la pena.

Cuando se trata de cumplir con tu sueño de ser líder en la industria no debes escatimar en recursos a menos que aún no te lo permita tu presupuesto. Si eres una empresa pequeña hay un mar de herramientas gratuitas por internet que si bien tienen ciertas limitaciones, son bastante útiles para las tareas más elementales.

3.   Diseña el flujo de trabajo

¿Qué información vas a incorporar en tus herramientas tecnológicas? Para contestar esta pregunta, necesitas diseñar el flujo de trabajo. Por ejemplo, si te decantaste por un software para selección de personal, necesitas equiparlo de cuestionarios, tests de personalidad, pruebas psicológicas y de habilidades requeridas para el puesto en cuestión.

Así que organiza la información de tal manera que en ella se plasme la filosofía de la empresa, su sello particular y sus necesidades más específicas. Desarrollar un flujo de trabajo efectivo es esencial para garantizar que la automatización funcione sin problemas.

4.   Haz pruebas

Ahora bien, la primera herramienta que veas no necesariamente será compatible contigo. Hay softwares con configuraciones muy complejas o que dan demasiadas vueltas en la realización de una tarea sencilla. Por eso, después de hacer tu lista de posibles herramientas tecnológicas, te recomendamos probar la versión gratuita.

Con la versión gratuita te darás cuenta sobre la marcha si encaja con la personalidad de la empresa y cumple con tus expectativas en cuanto a agilidad, interfaz y capacidad de respuesta. Luego de las pruebas ya tendrás una opinión más consistente.

5.   Pon en marcha la automatización

Cuando hayas encontrado la herramienta ideal, sigue la capacitación del personal que se encargará de darle vida, que implica desde darle los accesos hasta un proceso de familiarización y costumbre en el uso de sus principales funciones.

Ejemplos de procesos de automatización

En este apartado mencionaremos 8 ejemplos de procesos industriales que se pueden automatizar, así que presta mucha atención y ¡toma nota!

1.    Gestión de contratos

Aún hay empresas que elaboran contratos de manera manual, lo que acarrea un excesivo tiempo y esfuerzos en una tarea que, hoy en día, muchos softwares lo hacen en cuestión de minutos, sobre todo al gestionar volúmenes masivos de contratos en empresas grandes.

Esta tecnología viene con plantillas predeterminadas o permite crear plantillas personalizadas para facilitar el traspaso de información, emite notificaciones cuando los contratos están por vencer y necesitan ser renovados. Funciona como un banco de archivos donde la búsqueda del documento es inmediata y segura.

Por lo general, recursos humanos y el área legal son las que más requieren de esta tecnología por la cantidad de papeleo que manejan en sus sistemas. Panda Doc, Zoho Contracts, Concord, Contract Hound y Evisort son buenas opciones a considerar.

2.    Gestión de cobranzas

Un sistema de gestión cobranzas probablemente no te asegura de que vas a recuperar las deudas, pero sí contribuye a que hagas un seguimiento más eficiente de los pagos de los clientes, tener su historial completo a solo un clic de distancia y disponer de informes y estadísticas en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones.

Además, si manejas un numeroso grupo de clientes, proporciona el alivio de enviar recordatorios de manera masiva días antes de la fecha del vencimiento de la deuda. Esto es importante para evitar retrasos, mantener una comunicación constante con la clientela, responder sus preguntas de manera oportuna y reforzar tu estrategia de personalización.

Ahora ya sabes qué procesos contables se pueden automatizar.

3.    Gestión de inventarios

Una de las tareas más pesadas en toda empresa es la gestión de inventarios. Cuando se maneja poca cantidad de productos en el almacén, lo conveniente es seguir con el recuento físico de la mercancía, pero cuando hay volúmenes de stock, la cosa cambia. Ahí es cuando necesitas considerar la posibilidad de comprar un software de gestión de inventarios.

Hay un mar de opciones disponibles en el mercado con funciones que van  desde el rastreo de paquetes, elaboración de pronósticos de la disponibilidad de productos, monitoreo de las fechas de caducidad de ciertos productos hasta la opción de disponer del historial completo de las operaciones.

4.    Gestión de reclutamiento de talentos

La forma de reclutar talentos también ha cambiado muchísimo. Atrás quedó el tener que copiar y pegar la misma oferta en cada uno de los portales de empleabilidad. Ahora con softwares de reclutamiento y selección de personal es posible enviarlos a múltiples lugares con un solo clic y hacer un seguimiento más preciso del avance de los candidatos.

Incluso, hay filtros para asegurar que lleguen a las etapas finales los perfiles que se alinean con el puesto de trabajo. Asimismo, puedes personalizar la herramienta que implica incorporar pruebas, tests de personalidad y automatizar respuestas por WhatsApp. Todo esto contribuye a que hagas una contratación acertada y ganes agilidad.

5.    Atención al cliente

En atención al cliente y marketing hay herramientas para todo tipo de procesos, desde CRMS, plataformas omnicanales hasta chatbots. Dependiendo de la demanda de clientes que tengas puedes necesitarlas para eliminar los cuellos de botella.

Las plataformas omnicanales, por ejemplo, tienen la virtud de llegar a una audiencia más amplia y diversa, lo que facilita la personalización y segmentación. También se adaptan a las preferencias cambiantes de los clientes y ofrecen comodidad al mantener comunicaciones en múltiples canales y centralizadas en un único lugar.

Actualmente están en tendencia, pero eso no significa que por esa razón debes tenerla, pues todo va a depender de tus necesidades más específicas. Si tu capital humano se ve rebasado por las solicitudes, empieza tu investigación de opciones. Te recomendamos que eches un vistazo a Ticker, una solución que sigue reportando experiencias satisfactorias.

6.    Formación de personal

Ya lo habíamos adelantado un poco, pero ahora vamos a profundizar. La innovación tiene que ir de la mano de la formación continua, ya que a medida que la tecnología avanza se requieren de nuevas habilidades para manejarla, lo que beneficia a un grupo y deja en desventaja a otro que aún no dispone de esos conocimientos y habilidades.

La tecnología es sinónimo de progreso, pero también a través de ella hemos visto cómo se acrecienta la brecha de skills cuando la formación no se imparte de manera democrática. Por ello, es fundamental la capacitación y hay plataformas que persiguen ese objetivo, como Udemy, Cursalab, Crehana, Bizneo, Factorial y Moodle.

7.    Programación de contenidos en redes sociales

No solo se trata de programar contenidos en los horarios de mayor interacción, si no de conocer la cantidad de likes, crear hilos y, en general, ver el comportamiento de tus seguidores después de tus posts para mejorar su experiencia. Herramientas como Hootsuite, Later, Metricool y Sprout Social hacen posible varias cosas.

Incluso, si eres una pequeña y mediana empresa y dispones de un grupo pequeño de trabajadores no necesitas cubrir la franja de 24 horas, porque puedes programar contenidos en la fecha y la hora que deseas.

8.    Asistencia de soporte técnico remoto

En la pandemia del 2020 el soporte técnico remoto tuvo un crecimiento exponencial al ser usado de manera forzosa para que no se descuidara la productividad. A pesar de que la modalidad presencial ha vuelto con fuerza, su uso se ha vuelto una prioridad sobre todo en situaciones de emergencia, aunque esto no era ninguna novedad para las empresas digitalizadas.

Lo fantástico es que con un solo código el técnico especialista de la empresa se puede conectar a la computadora del trabajador, eliminando así la barrera de la presencialidad. Resuelve principalmente problemas que no entrañan mayor complejidad, como lentitud por falta de mantenimiento, configuración de correos y recuperación de datos.

¿Qué no se puede automatizar en una empresa?

En una empresa no se pueden automatizar procesos naturales y exclusivos del ser humano como la empatía, la capacidad reflexiva, el establecimiento de prioridades y la toma de decisiones en la marcha de algún proyecto. Asimismo, hay tareas que demandan esfuerzo físico y manipulación de maquinarias como en la industria de la construcción.

¿Cuáles son los desafíos que enfrenta la automatización de procesos?

Los desafíos que enfrenta la automatización son los costos económicos que requiere su implementación, la capacitación al personal (esta debe apuntar a cerrar la brecha de habilidades), los cambios en la dinámica del trabajo y la seguridad cibernética robusta que se necesita ante posibles ataques de malware que son comunes en internet.

Conclusiones

¿Te preguntabas qué se puede automatizar en una empresa? Con estas claves estás mejor preparado para introducir los cambios que consideres necesarios. Eso sí, antes de comprar un software primero identifica los puntos de dolor de tu empresa, luego haz una lista de las opciones disponibles en el mercado que resuelven esos problemas.

Después, prueba la versión gratuita de las que más te interesan, asegúrate de que sea intuitiva y fácil de usar para no retrasar la productividad de tu capital humano. Revisa tu presupuesto y no está demás leer las opiniones de los usuarios en foros especializados en softwares como Capterra. A lo mejor no necesitas la más tecnológica.

Todo va a depender de los procesos manuales que se pueden automatizar en tu empresa. Puedes empezar la transformación por el área más burocrática y luego cuando tu presupuesto te lo permita equipar a las demás de manera gradual.