Si tienes una empresa que ofrece sus productos a crédito o tienes un contact center y necesitas mejorar tu proceso de cobranzas, has llegado al lugar indicado. Contar con un correcto método de cobros es esencial para preservar el buen estado financiero de las empresas.
Asimismo, es necesario saber que en un proceso de cobranza a clientes, usualmente no es el mismo, ya que existen diversas etapas. Sin embargo, lo que siempre se debe tener en cuenta en estas operaciones es que se debe establecer una comunicación empática con los usuarios.
Ahora, para lograr estos cobros exitosos es fundamental implementar estrategias de cobranza adecuadas para poder mantener al día a tus clientes con los pagos. Existen muchas razones por las cuales tus clientes se atrasan. Una de ellas, aunque parezca mentira, es que muchos usuarios se vuelven deudores debido a que se olvidan de pagar.
Por eso, en esta publicación hablaremos de varias estrategias que te ayudarán a lograr alcanzar tus objetivos de cobranza.
7 métodos para mejorar el proceso de cobranza
Ahora sí, después de empaparnos bien sobre la gestión de cobros vamos a ver 7 estrategias que nos ayudarán a mejorar el proceso de cobranza.
Utiliza WhatsApp como un canal de cobranzas
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Emite facturas desde el inicio
La primera estrategia para mejorar el proceso de cobranza es emitir facturas inmediatamente, es decir, desde el momento en que se realiza la compra. Esto debido a que, si recién las envías cuando el plazo ya está a punto de vencer, el cliente puede no tener cómo pagar y no contará con el tiempo suficiente para conseguirlo.
Además, si tus clientes no cumplen con los pagos a tiempo, esto tendrá repercusiones que se verán inmediatamente reflejadas en las finanzas de tu empresa.
Dales seguimiento a tus cobros
Como mencionamos al principio, una de las causas para que los clientes se conviertan en morosos es que olvidan sus pagos. Para que esto no pase es bueno que le des seguimiento a todos tus clientes con cuentas pendientes, puedes enviarles avisos sobre sus fechas de pago vía WhatsApp. De esa forma les recuerdas el pago y evitas que se generen deudas.
Esta táctica para mejorar el proceso de cobranza también aplica a los clientes que ya son deudores, aquí enviamos notificaciones secuenciales para señalarles su deuda.
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Establece diferentes métodos de pago
Muchas veces los clientes cuentan con un método de pago que no está disponible en tu empresa, por ello, es importante que tengas diferentes formas de pago. De esa forma haces que saldar la cuenta se vuelva más cómodo para el cliente.
Asimismo, esto te sirve cuando quieras recuperar deudas, pues brindarles facilidades de pago a tus deudores los motiva a realizar el abono de sus deudas.
Implementa incentivos de pago
En esta estrategia de cobranza le informas al cliente que si paga en los plazos establecidos puede obtener ciertos beneficios, como descuentos. De esta manera, el cliente se ve en la obligación de pagar a tiempo para poder obtenerlos.
De la misma forma, este método puede mejorar el proceso de cobranza de una deuda, y lo que se puede hacer es establecer incentivos como reducción de intereses.
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Segmenta a tus clientes
Este tip de cobranza a clientes está enfocado clasificar a los deudores, pues cada uno de ellos será diferente y los métodos que quieras utilizar para cobrarles puede funcionar con unos, pero con otros no. Para clasificarlos, puedes hacerlo utilizando los siguientes conceptos:
- Historial de pago.
- Situación actual del cliente.
- Capacidad de pago.
- Causa del atraso.
Después de segmentarlos tendrás mejor conocimiento sobre el estado de cada deudor y sabrás qué método funciona mejor para cada uno de ellos.
Elabora speech para cobranza
Esta estrategia te ayudará mucho a mejorar el proceso de cobranza, debido a que le facilitará a tu equipo el manejo de cualquier situación que se le pueda presentar con un cliente. Ahora, puede que funcione mejor el elaborar diferentes guiones para cada una de las etapas de la cobranza, pues en cada una de ella habrá escenarios diferentes.
Entonces, cómo has podido leer, estas estrategias de cobranza pueden ser utilizadas para los clientes normales que tienen cuentas que pagar, así como para los deudores. Si bien, puedes querer escoger una o dos que te gustaron más, lo recomendable es aplicarlas todas para un mejor resultado.
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4 etapas de un proceso de cobranza
Los procesos de cobranza pasan por diferentes etapas de acuerdo a la situación en la que se encuentre la deuda. Están fases de dividen en cuatro y son las siguientes:
Cobranza preventiva
Un proceso de cobranza preventiva se puede catalogar como aplicable para cualquier cliente que tenga que pagar una compra a la empresa. Su ejecución se realiza con un monitoreo de las facturas desde el momento en que se emite y se van enviando recordatorios de pago. Por ejemplo, enviando SMS con un software especializado.
Asimismo, la comunicación durante esta etapa debe ser moderada y siempre con un tono amable. Esto para que los clientes se sientan motivados a pagar y se genere en ellos hábitos de pago, para que no se produzcan moras.
Cobranza administrativa
Esta fase de la cobranza se realiza entre el día 1 y 30 de atraso, es decir, el primer mes de mora. Es gestionado internamente por la empresa, en el área de finanzas o, particularmente, por el departamento de cobranzas. Aquí los encargados buscan comunicarles a los deudores el estado de su deuda y alternativas para que puedan pagarla.
La comunicación en esta etapa del proceso de cobranza es a través de avisos y, como en el primero, se utilizan diferentes canales. Sin embargo, aquí también está la opción de realizar llamadas o visitas presenciales, si es que lo anterior no funciona.
Cobranza extrajudicial
Esta cobranza es a clientes morosos que pasen el mes de deuda, pues estos ya son tomados como retrasos importantes. Así que, esta etapa abarca desde los 30 a los 90 días de atraso. Lo que hacen aquí las empresas es aumentar el monto de los intereses de la deuda, además, ahí se incluyen los gastos que se hacen por las gestiones de cobranza.
Aquí se le envían a los deudores los cobros por medio de notificaciones, pero en esta fase aún no se involucran a los tribunales de justicia.
Cobranza judicial
Pasados los 90 días de mora, esta etapa del proceso de cobranza inicia. Aquí la empresa comienza una demanda judicial contra el deudor. El tribunal será el encargado de analizar la acusación y establecer el pago. Incluso si el deudor alega no tener el dinero para pagar, el juzgado puede determinar el embargo de sus bienes.
Las empresas siempre evitan llegar a esta fase, ya que exige mucha inversión en tiempo y esfuerzo, además, casi siempre es el negocio quien deberá asumir los gastos de los honorarios judiciales.
Entonces, estas son las etapas de un proceso de cobranza y, como ya te habrás dado cuenta, lo ideal es que el cliente no pase de la fase preventiva. Esto para que no se convierta en un deudor y no genere una mala relación con la empresa, ya que podría terminar en una demanda.
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¿Cómo elegir un buen software para cobranza?
Un software para cobranza funciona como una herramienta que ayudará a organizar y realizar una cobranza ordenada y automatizada. Lo cual influye en la eficacia y éxito de la misma. Asimismo, el objetivo de un software para cobranza es realizar todo al menor costo y en el menor plazo, para poder recuperar la cartera vencida.
Asimismo, un software de cobranza puede realizar las siguientes tareas:
- Realizar cobranzas efectivas.
- Automatizar el contacto con clientes.
- Priorizar y distribuir tareas.
- Medir la gestión de los agentes.
Pero para poder cumplir con todas estas tareas es necesario que un software para cobranza cuente con ciertas características, a continuación, te diré cuales son:
Multicanalidad
Este es un aspecto esencial en los software para cobranza, pues te servirá para poder llegar a los clientes a través de diversos canales (SMS, email, WhatsApp, etc). Con ello logramos que el cliente sí o sí vea reciba nuestros avisos de pago, lo cual es fundamental para que tengan pendientes sus fechas de pago.
CRM
Contar con un CRM te permitirá organizar y segmentar tu base de datos de clientes, con la finalidad de darle seguimiento a sus pagos y a sus deudas. De esta forma todo el proceso de cobranza se realizará mucho más fácil y su gestión será igual de ágil.
Módulo de reportes
Tu software para cobranza debe tener un módulo de reportes para que puedas tener resultados de tu gestión, lo cual es imprescindible en un proceso de cobranza, ya que necesitarás tener conocimiento de cómo está marchando todo.
Ahora, si quieres tener mejores resultados con tu software para cobranza, puedes buscar uno que tenga Marcador Predictivo con Machine Learning. Esta característica ayudará para que puedas contactar a tus clientes en el mejor horario posible y así no perderás ninguna oportunidad, y tendrás el éxito asegurado. Si quieres una recomendación, prueba con Beex.
Si quieres saber cómo implementar un marcador predictivo, te dejo este video. ?
Así que, como ya vimos, es fundamental contar con un software para cobranza. Pues este organizará, coordinará y automatizará el contacto con los clientes a través de canales digitales integrados. Además, contar con una de estas plataformas también brinda la posibilidad de supervisar al equipo de trabajo.
¡A palabras necias, estrategias de cobranza! Los clientes se pueden volver deudores por muchos motivos, por lo que es necesario mejorar el proceso de cobranza para evitarlo. Además, implementar estrategias también te ayudará a recuperar deudas.
Si estás en busca de un buen software para cobranza, te recomiendo Beex. Esta plataforma tiene Marcador Predictivo con Machine Learning, además, podrás visualizar la gestión de tus agentes en tiempo real.