Cómo elegir el mejor Cold Calling software (+5 alternativas)

Ampliar la cartera de clientes es todo un reto, por lo que se deben optimizar todas las posibilidades, incluyendo el uso de estrategias y software para cold calling.

De esta forma, tendrás agentes con todas las herramientas necesarias para hacer llamadas masivas a nuevas bases de contactos (previamente segmentadas) y multiplicar las posibilidades de generar interés en el producto o servicio, buscando el objetivo de cierre de ventas y otras conversiones deseadas.

Esto es importante, ya que las llamadas en frío pueden agobiar a los agentes cuando no existe ni planificación, capacitación ni un buen cold calling software.

En este artículo nos enfocaremos en cómo elegir una buena solución para llamar en frío y opciones de software, pero si necesitas más consejos, puedes leer este otro sobre las mejores prácticas para optimizar y automatizar las llamadas en frío, para así crear relaciones más fuertes con los clientes potenciales desde el primer contacto.

8 consejos para elegir un mejor cold calling software

Para elegir la opción que más se adapte a las necesidades de tu empresa, debes conocer en profundidad tus objetivos, el número de agentes y su capacidad de resoluciones de tickets. De esta forma, cuando consultes las diferentes opciones, podrás ver con mayor claridad cuál se ajusta mejor a los ritmos y crecimiento de tu negocio.

Además, te damos 8 criterios para buscar mejor un cold calling software:

Que sea un software para cold calling basado en la nube

Por la naturaleza de las llamadas en frío, muchas veces los clientes potenciales piden ser llamados en horarios específicos (callback) o hacen devolución de llamada (recall) a la comodidad de sus tiempos.

Por esto, es muy importante tener una solución de llamadas que permita un acceso fácil, rápido y que no dependa de un sistema físico. Y gracias a las plataformas cloud, podrás ingresar desde cualquier dispositivo con conexión a internet, teniendo además la facilidad de un dashboard completo con más opciones de lo que ofrece un software tradicional.

Facilidad para la escalabilidad operativa

Por la baja tasa de éxito de este tipo de llamadas, es necesario de forma frecuente aumentar la base de contactos y el equipo de agentes como consecuencia. Por ello, tu cold calling software debe tener la capacidad de crecer con tu negocio sin que se afecten sus SLA de disponibilidad, tiempos, seguridad y calidad del servicio en general.

Además, si tienes con alta rotación o con asesores o supervisores ocasionales, te convienen las opciones que permitan una fácil gestión de los espacios disponibles (licencias compradas), sin dependencias de los usuarios asignados. Por ejemplo, en Score puedes solicitar la opción de slots, donde puedes asignar y retirar usuarios sin comprar licencias adicionales.

Posibilidades de integraciones con uso de APIs

Las integraciones con documentación de API te permitirán añadir las diferentes herramientas empresariales en un mismo espacio, como CRM y ERP. Adicionalmente, te facilitará la creación de automatizaciones de procesos de los agentes y también en la atención de los clientes, como las opciones de autoservicio.

Esto se complementa con las personalizaciones, usando data de otras aplicaciones integradas. Por lo que podrás automatizar y crear mejores experiencias en el seguimiento de clientes y mantener una comunicación constante después del primer contacto.

Que tenga marcación predictiva

Dentro de las funciones propias de una solución de voz, la marcación predictiva es necesaria para una gestión de tickets más rápida.

En este tipo de automatización, la plataforma llama a diferentes contactos a la vez y, con algoritmos que predicen tiempos de respuesta y atención, hará una asignación inmediata en cuanto el agente termine la llamada. Por lo que mejora la ocupación de los agentes, manejando un mayor volumen de llamadas.

Que brinde diferentes enrutamientos inteligentes

Al momento de ser asignadas estas llamadas, es importante poder elegir cómo se hará según el número de agentes, el volumen de llamadas, las características del público y otros factores. Esto se puede hacer gracias a los diferentes tipos de enrutamientos, que pueden ser basados en tiempos o distribuciones de cargas de los agentes.

Para una mayor eficiencia, si el cold calling software tiene una buena configurabilidad de reglas en el skill-based routing. Por ejemplo, puedes dirigir las llamadas a agentes con conocimientos técnicos cuando hablan con decisores de compra que manejan los términos por su profesión o cargo, o a los bilingües si es una base de contactos con objetivos de internacionalización.

Fácil gestión de campañas y contactos

La UX del cold calling software también será importante, ya que un diseño de interfaz claro e intuitivo brindará una gestión más sencilla de todos los elementos. Además, el dashboard debe facilitar el manejo y monitoreo de múltiples campañas en paralelo para aumentar la eficiencia operativa del Contact Center.

Con monitoreo en tiempo real y grabación de llamadas

Además de ser una herramienta que permite evaluar, facilita la intervención en casos complejos a través de opciones como el whispering (susurro de llamadas) y así reducir tiempos de resoluciones de tickets o pasar a un nuevo contacto.

Así como el monitoreo, también puedes tener respaldo de las interacciones con los clientes con las grabaciones de llamadas que se almacenan en la nube. Con esto podrás mejorar la capacitación del equipo con la identificación de problemas y posibilidades de mejora, así como guardar casos de éxito.

Con generación de informes para evaluar las campañas

Los informes automatizados permiten una visión macro de la evolución mes a mes de las campañas, comparativas entre las diferentes campañas, así como la facilidad de obtención de data para evaluar indicadores específicos.

Además, con un ojo analítico podrás encontrar momentos claves en la productividad y tasa de éxitos, por lo que podrás analizar mejor las causas de mejoras o bajas. Siendo ideal para facilitar el desarrollo de nuevas estrategias y mejoras específicas.

5 alternativas de cold calling software con ventajas únicas

En esta lista de 5 alternativas de cold calling software encontrarás opciones con funcionalidades básicas compartidas, pero también diferencias que podrán darte un plus en tus procesos de atención al cliente y, específicamente, al llamar en frío. Estas son algunos software de llamadas en frío que puedes considerar para tu empresa:

Score

Es un software de Contact Center omnicanal en la nube que busca brindar independencia al cliente para crear automatizaciones y personalizaciones en la atención al cliente con el uso de APIs.

Sus funciones de VoIP incluyen llamadas entrantes y salientes, marcadores predictivos y progresivos, todo con una latencia de alta calidad. Además, cuenta con la posibilidad de verificación de números, lo que ayudará a reducir esfuerzos en vano para el equipo de agentes de atención al cliente.

Sus opciones de IVR son fáciles de configurar e incluye opciones de captura de datos del cliente (como documentos o identificadores de usuarios), de enrutamientos a colas de llamadas o WhatsApp (con plantillas de WhatsApp API). De este modo, se puede brindar mayor comodidad de elección a los clientes potenciales que desean devolver la comunicación.

Todo este conjunto de opciones de voz, junto a la verificación de números e integraciones API, que facilitan datos del CRM y otras herramientas, logra acortar los tiempos y procesos de marcación y atención de los agentes, para así incrementar la tasa de éxito al llamar en frío.

Callhippo

Esta plataforma tiene la particularidad de tener opciones enfocadas a un mejor manejo de colas de llamadas.

En caso de tener un equipo de agentes limitado o campañas esporádicas de alto volumen, puedes sacrificar la eficiencia que brinda el contacto inmediato y directo con el cliente, pero brindando opciones que mejoren la experiencia de la espera.

Por ejemplo, al entrar en cola un cliente, podrá escuchar mensajes personalizados, así como información sobre retrasos. Además, tiene opciones de desvío inteligente de llamadas, por lo que al llamarse un número fuera de horario, buscará distribuir en una serie de números de otros agentes o un número específico para estos casos.

Five9

Si priorizas un volumen masivo de llamadas por encima del trato directo con el cliente, la Inteligencia Artificial (IA) podrá ayudarte. En este aspecto, Five9 tiene funciones muy completas en IA, como el análisis de voz en tiempo real, así como agentes virtuales inteligentes (IVA) con plantillas predefinidas y modificables, que permiten crear opciones de atención con texto-a-voz.

Estas opciones requieren un conocimiento avanzado, tanto de configuraciones como del perfil de los usuarios, ya que para el cold calling la personalización y soluciones específicas son importantes para captar la atención de los clientes potenciales.

Por su complejidad, en este caso deberás hacer una mayor inversión, ya que su precio base es desde 175 USD y todo lo de Inteligencia Artificial son add-ons con precios independientes.

Cloudtalk

En caso de que buscas agilizar procesos de análisis después de las llamadas en frío, Cloudtalk hace uso de la IA para transcripciones, resúmenes, búsquedas inteligentes y análisis de sentimiento de llamadas, brindando opciones para una mejor búsqueda de oportunidades de mejora.

Además, esta solución destaca sus posibilidades para voz con un alcance de más de 160 países, que será un plus si buscas internacionalizar el negocio a nivel global. No obstante, a diferencia de otras alternativas, esta plataforma solo se enfoca a voz, lo que limitaría el seguimiento de clientes.

RingCentral

Esta plataforma era una solución empresarial de PBX que se ha sumado a la omnicanalidad, entendiendo la importancia de un proceso integral en la atención al cliente. Esta tiene un mix de funciones de voz avanzadas, como el uso de inteligencia artificial, donde hay opciones interesantes tanto en voz, como enrutamientos con data-driven.

Así como en los canales digitales, como el reconocimiento de la intención de mensajes y el reconocimiento de hasta 72 idiomas, lo que podría ser fácilmente una alternativa para la internacionalización que no solo se centre en voz.

Tiene una reputación establecida como plataforma de voz, sin embargo, al revisar reseñas, se encuentran pocas opiniones sobre sus funciones omnicanales. Por lo que si buscas una opción para centralizar tus procesos de atención, deberás evaluarla con detenimiento.

Conclusiones

Si estás a cargo de un Contact Center, tu deber con los agentes será brindar una capacitación completa, herramientas que agilicen procesos y ser una guía para la corrección y mejora constante de estos procesos con gran número de llamadas.

De esta forma se tendrá una tasa de ocupación óptima, que use bien tu capital humano, pero no sature a los agentes.

En cuanto a las estrategias de llamadas en frío, después de una investigación y planificación, tu objetivo debe ser seleccionar un cold calling software que no genere obstáculos en su aprendizaje y uso.

Además, que pueda brindar facilidades en el monitoreo y medición de los procesos y que brinde funcionalidades que acorten los tiempos para mejorar el volumen de llamadas y, con ello, las posibilidades de éxito.