Desde un e-commerce hasta un restaurante, automatizar pedidos por WhatsApp puede ser un factor diferencial para cualquier negocio cuyo producto tenga que ser enviado a un lugar en específico. Esto no solo ayuda a evitar tareas repetitivas, sino también a comunicarte con tu negocio por un canal más cercano.
WhatsApp es la aplicación más usada por los usuarios y cuenta con una tasa de apertura de un 98%. Esto quiere decir que gestionar tus pedidos por este canal será mucho más efectivo que un correo electrónico. Por eso, aquí aprenderás algunos ejemplos de cómo puedes utilizar WhatsApp para comunicarte mejor con tus clientes.
Por eso, en este artículo aprenderás algunas gestiones para tus pedidos que pueden ser aplicadas solo con la API de WhatsApp Business. Con esta herramienta podrás enviar desde mensajes masivos hasta tener una gestión multiagente dentro de WhatsApp. Sin más preámbulo, veamos cómo podemos automatizar pedidos por WhatsApp.
Automatizaciones que puedes hacer con la API de WhatsApp Business
La automatización es parte esencial en cuanto a las funciones de ventas y marketing de una empresa se refiere. Donde sus actividades incluyen el envío masivo de mensajes, notificaciones o alerta de ofertas y descuentos. Especialmente si estamos hablando de contactar una gran cantidad de usuarios.
Por ello, si tu empresa maneja un gran número de clientes diariamente y debes atender sus solicitudes, es mejor automatizar pedidos por WhatsApp. Sin embargo, se debe hacer hincapié en que la aplicación WhatsApp Business es bastante básica en comparación con las capacidades avanzadas que ofrece la API de WhatsApp Business.
Flujos de mensajes automatizados
Se puede crear un flujo de mensajes personalizados para conversaciones de diferentes tamaños. Algunos de esos casos incluyen: respuestas automáticas para preguntas frecuentes, horarios de servicio al cliente o respuestas personalizadas que se envían al cliente con información que responda sus preguntas.
Chatbots para ventas automatizadas
Los chatbots de WhatsApp pueden ayudar a automatizar el ciclo de ventas. El bot puede preguntar sobre la intención del cliente, mostrar el catálogo de productos, ofrecer asistencia para elegir un producto e incluso habilitar el pago instantáneo.
Mensajes proactivos
Se pueden crear plantillas de mensajes proactivos con la API de WhatsApp para que los clientes que optaron por recibir actualizaciones relacionadas con un pedido, una cita, una solicitud de servicio o pagos, permanezcan informados sin ningún esfuerzo adicional de su parte.
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Desvío de llamadas de respuesta de voz interactiva (IVR)
Esta función se utiliza para continuar llamadas telefónicas por WhatsApp. Se puede asignar un número en tu sistema IVR que solicite a los usuarios que continúen su conversación en WhatsApp. Si aceptan, son llevados automáticamente a WhatsApp para continuar con un agente o un chatbot.
Estas son una parte de las más importantes automatizaciones que WhatsApp ofrece para los negocios, algunas de ellas las veremos más detalladamente a lo largo del artículo.
Tips para automatizar pedidos por WhatsApp
Ahora aprenderás algunos consejos para que los pedidos por el canal de WhatsApp de tu negocio tengan un mejor performance y mejoren la comunicación con tus clientes. Veamos en qué consisten.
Implementar chatbots en WhatsApp
Para desarrollar chatbots en WhatsApp, la empresa debe contar con la API de WhatsApp Business y, a la par, apoyarse en plataformas externas, que permiten la creación de bots online que pueden administrar un chat con el usuario.
Hay muchas plataformas utilizadas para este tipo de automatización, como Beex, a la cual solo debes darle permisos para solicitar la API de WhatsApp Business y conectar tu número de WhatsApp para comenzar a crear un chatbot.
De esta forma, se podrá automatizar el proceso de venta o soporte en WhatsApp a través del bot online, que de forma 100% autónoma conducirá la conversación hacia la realización de un pedido. En otras palabras, con los chatbots se automatizan los pedidos por WhatsApp, ya que, son ellos mismo quienes conducirán la comunicación hacia esa finalidad.
Asimismo, uno de los principales beneficios de un chatbot para WhatsApp es poder comunicarse con los clientes de manera oportuna y asíncrona, es decir, en el momento más conveniente para el cliente. Pues, aunque envíen un mensaje para la confirmación de un pedido en cierto horario, el cliente puede responderlo en el momento que deseen.
Integrar CRM con WhatsApp
Los CRM pueden integrarse a otras plataformas como servicios de correo o de mensajería instantánea para potenciar las vías de comunicación actuales. Una de esas plataformas es WhatsApp, con la cual se puede potenciar la atención que se les ofrece a los clientes, pues la app es excelente para el intercambio de mensajes.
Por ello, una vez que hayas definido tu estrategia de ventas en WhatsApp será necesario que lo integres con tu CRM, con lo cual podrás administrar las conversaciones de tus consumidores y clientes potenciales más eficientemente. Por ejemplo, puedes incorporar CRM como Hubspot, Salesforce o cualquiera con la que estés trabajando. Partiendo de eso puedes crear perfiles de clientes sólidos.
Asimismo, podrás centralizar el trabajo en una sola herramienta y dejar de depender del uso de varias apps al mismo tiempo. De esta forma, se pueden gestionar los pedidos más ágilmente y llevar un historial de las compras de cada cliente.
Del mismo modo, al integrar WhatsApp con tu CRM también puedes:
- Agilizar el proceso de ventas para ayudar a impulsarlas.
- Proporcionar asistencia posventa de manera sencilla.
- Implementar automatizaciones para atraer y retener a los clientes.
Ahora, si aún no cuentas con un software de CRM, es necesario que busques uno que haga más fácil el uso de WhatsApp. Es decir, si por ejemplo el CRM es compatible con la nube, esto facilita que WhatsApp pueda ser usado en todos los equipos.
Por el contrario, si no se cuenta con este tipo de software se tendrá que usar la app de WhatsApp en el celular para iniciar sesión en el escritorio, lo que es complicado si varios agentes intentan conectarse.
Por último, para que puedas integrar tu CRM con WhatsApp, debes solicitar la API de WhatsApp Business, la cual te permitirá añadir la mayoría de funciones de automatización disponibles para WhatsApp Business.
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Aplicar atención multiagente
Cuando se trata de gestionar un gran número de ventas o pedidos, uno de los problemas que encuentran las empresas al utilizar WhatsApp es el no poder permitirles a sus agentes que accedan sincrónicamente a la misma cuenta de la empresa desde varios dispositivos al mismo tiempo.
Sin embargo, al automatizar pedidos por WhatsApp usando la API es posible contar con atención multiagente. Además, si lo integras con una plataforma como Beex podrás gestionar sistemática y estructuradamente todos los chats con tus clientes.
Ahora, para un mejor entendimiento, WhatsApp Multiagente, es un sistema que permite que varios agentes trabajen mediante un único canal de WhatsApp. Asimismo, no hace falta que los asesores compartan un mismo celular, puesto que, cada uno tendrá acceso a la plataforma desde sus propios dispositivos.
Por eso, en cierta forma, hablar de WhatsApp Multiagente también implica hablar de WhatsApp Multidispositivo. Pero, hay que tener en cuenta que, aunque la incorporación de servicio multiagente sea muy buena al automatizar pedidos por WhatsApp, siempre debe existir una organización y estructura interna.
Esto, para que cuando un cliente haga un pedido, éste sea seguido por un mismo agente incluso si vuelve a realizar uno nuevo. Si quieres saber cómo se trabaja con esta funcionalidad, te dejo el siguiente video.
Usar plantillas de mensajes
Las plantillas de mensajes de WhatsApp vienen a ser formatos de mensajes que se pueden usar repetidas veces por las empresas. Pues, pueden ser configuradas para enviarse varias veces a los clientes. Estas se utilizan para diferentes temas como notificar a los clientes sobre promociones, ofertas, seguimientos de pedidos, entre otras cosas.
Sin embargo, estas plantillas no pueden ser enviadas simplemente, primero deben ser pre aprobadas por WhatsApp. Esto quiere decir que no solamente se pueden enviar todos los mensajes que las empresas deseen, sino que se tiene que seguir ciertos lineamientos.
Por lo que, para poder usar las plantillas de mensajes para WhatsApp se debe contar con la API de WhatsApp Business. Asimismo, lo ideal es que los clientes sepan que recibirán este tipo de mensajes, el conocido opt-in.
Ahora, al automatizar pedidos por WhatsApp con el uso de plantillas de mensajes reduce la necesidad de que los clientes hagan preguntas repetitivas sobre el estado de sus pedidos, seguimiento de envíos o actualizaciones. Ya que, simplemente se debe configurar estas plantillas para que sean enviadas a los clientes.
6 ideas inspiradoras para automatizar pedidos por WhatsApp
Muy bien, ya sabes cómo automatizar todo tus procesos de pedidos con WhatsApp. Ahora te enseñaré a qué tipo de mensajes enviar dependiendo del tipo de situación se encuentre este tipo de operación.
Bienvenida a nuevos clientes
Los mensajes de WhatsApp automatizados se pueden utilizar para dar la bienvenida a nuevos clientes que se han conectado con tu negocio. Este tipo de mensaje se puede enviar tan pronto como un cliente inicie una conversación con su empresa.
Esta es una excelente manera de presentar tu negocio a aquellos que están interesados en lo que tienes para ofrecer. Aquí hay un ejemplo de mensaje de bienvenida automatizado para un restaurante:
Puedes copiar y pegar esta plantilla.
¡Hola, bienvenido a (nombre del restaurante)!
¿Qué podemos hacer por ti hoy?
1. Hacer un pedido
2. Reservar una mesa
3. Horario de atención
4. Soporte de contacto¿Quieres mejorar tu atención al cliente y aumentar tus ventas por tus canales de chat? 💬
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Mensajes de ausencia
Cuando los volúmenes de chat son elevados y todos tus agentes están ocupados, puedes enviar mensajes automáticos de WhatsApp informando a los clientes que no puedes atenderlos de inmediato, pero que los atenderás dentro de un marco de tiempo determinado.
Los mensajes de ausencia se envían cada vez que un cliente se pone en contacto con tu empresa fuera del horario de atención. Les informan a los clientes que la empresa ha recibido su mensaje y que les responderá en breve. Esta característica funciona muy bien para mantener altos los niveles de satisfacción del cliente.
Puedes copiar y pegar esta plantilla.
Hola, gracias por tu mensaje! En este momento no estamos disponibles, nuestro horario de atención es de (horas y días). Te responderemos en breve.Respuestas a preguntas frecuentes
Esta característica ayuda a responder las preguntas frecuentes de los clientes con facilidad. Puedes crear, editar y guardar estos mensajes para enviarlos como respuesta cada vez que los clientes se comuniquen con su empresa por la misma pregunta.
Ya que estos mensajes se pueden guardar para un uso futuro, esto libera tiempo para que tus agentes atiendan tareas más importantes. Aquí hay un mensaje de como un retail puede utilizar estos mensajes:
Puedes copiar y pegar esta plantilla.
¡Hola! Gracias por comunicarte con nosotros. Cuéntanos cómo te podemos ayudar.
1. ¿Abrimos los fines de semana?
2. ¿De qué hora a qué hora atendemos?
3. ¿Trabajamos en feriados?
4. ¿Dónde están ubicadas nuestras tiendas?
Seguimiento de pedidos
Automatizar pedidos por WhatsApp es útil para mantener informados a los clientes sobre el estado de sus pedidos. Con los mensajes de WhatsApp automatizados, se le puede informar a los clientes sobre la ubicación de sus envíos. Aquí hay un ejemplo de cómo un e-commerce envía mensajes de seguimientos de pedidos.
Puedes copiar y pegar esta plantilla.
Cuando se compra el producto
Hola (nombre del cliente). ¡Gracias por tu compra!
Estamos preparando tu pedido, te notificaremos cuando sea enviado.
Cuando se envía el producto
Hola (nombre del cliente), tu pedido está en camino a tu dirección. Sigue tu envío usando este enlace (link).
Cuando fue recogido el producto
¡Buenas noticias! Tu pedido ya fue entregado, disfruta de tu compra.
Envío de recordatorios
Otro uso para la automatización de WhatsApp es enviar notificaciones y recordatorios sobre próximos eventos, citas, reservas, entre otros. Esta es una excelente manera de interactuar con los clientes y mejorar tu experiencia de usuario. Aquí hay un ejemplo de cómo una aerolínea puede hacer uso de estos mensajes:
Puedes copiar y pegar esta plantilla.
¡Hola! No te olvides de completar el CHECK-IN para tu vuelo.
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Compartir descuentos y ofertas
La automatización de WhatsApp puede servir para compartir descuentos y ofertas con los clientes, estos mensajes son conocidos como promocionales y ayudan a impulsar las ventas. Aquí hay ejemplo de cómo un spa utiliza estos mensajes:
Puedes copiar y pegar esta plantilla.
¡Buenos días! Tenemos una promoción especial para ti.
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Conclusiones
Automatizar ventas por WhatsApp es esencial para las empresas, especialmente si tratamos con grandes volúmenes de clientes al día. Con la automatización se puede potenciar el flujo de ventas y ofrecerles una mejor atención a nuestros clientes.
Asimismo, para poder contar con las automatizaciones de WhatsApp es necesario obtener la API. Con ella se podrá automatizar los flujos de mensajes, el proceso de ventas, los mensajes proactivos y el desvío de llamadas IVR.
Además, hay algunos tips que puedes tomar en cuenta para sacarle el máximo provecho al automatizar pedidos por WhatsApp, como la implementación de chatbots, la integración con CRM, la aplicación de atención multiagente y el uso de plantillas de mensajes.
Por último, hay diferentes tipos de mensajes que se pueden automatizar y de los que las empresas de cualquier rubro pueden sacarle mucho provecho.
¡Algunas veces, el camino correcto es el más fácil! Automatiza tus pedidos por WhatsApp y gestiónalos de manera más fácil y eficiente.
Finalmente, te recomiendo Beex para que puedas obtener la API de WhatsApp Business sin costo de implementación. Además, podrás sacarles el máximo provecho a todas las herramientas de automatización de WhatsApp.